امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

در گذشته، وقتي نيروي جديدي وارد سازمان مي شد، مراحل اداري استخدام را يکي پس از ديگري طي مي کرد تا به عنوان کارمند سازمان پذيرفته شود؛ کارهايي مثل پر کردن فرم هاي استخدام، دريافت کارت شناسايي و مطالعه قوانين و مقررات. اما اين روزها، نيروهاي جديد بايد علاوه بر طي کردن مراحل اداري، فرآيندهاي ديگري را نيز پشت سر بگذارند تا با محيط جديد سازگار شوند. به عنوان مثال بايد فرابگيرند كه چگونه از نرم افزار هاي مختلف شركت پگاه سيستم استفاده كنند. مجموع اين فرآيندها در اصطلاح «پذيرش سازماني» (onboarding) نام دارد. هرچند وجود تکنولوژي ها و نرم افزارهاي پيشرفته، ورود داده هاي تکراري را به حداقل رسانده و فرآيند پذيرش را آسان تر کرده، اما اينها تنها بخش کوچکي از مزايايي هستند که اين تکنولوژي ها به ارمغان مي آورند.

مزاياي فرآيند پذيرش سازماني

تحقيقات نشان مي دهد طي هشت ماه اول استخدام، احتمال آنکه نيروي جديد شرکت را ترک کند بسيار زياد است. هزينه هاي جست وجو، جذب، استخدام، پذيرش و آموزش نيروهاي جديد گاهي سر به فلک مي کشد. از اين رو، منطق حکم مي کند که در برخورد اول با کارمندان جديد، با اجراي يک فرآيند پذيرش موثر، بهترين ذهنيت را در آنها ايجاد کنيد. يک فرآيند موثر مي تواند اين مزايا را به دنبال داشته باشد: افزايش نرخ حفظ کارکنان، بالا رفتن مشارکت کارکنان، امکان استفاده از روش سلف سرويس، افزايش حمايت از برند و تبليغ آن از سوي کارکنان فعلي و سابق، تسريع فرآيندهاي اداري، شناسايي نيروهايي که نيازمند آموزش يا ترفيع رتبه هستند، بهبود بازدهي کارکنان، تسريع فرآيند يادگيري، گسترش ارتباطات درون سازماني، جذب استعدادهاي برتر از طريق تبليغات دهان به دهان و رجوع به کارکنان، اعتمادسازي و همسوسازي اهداف سازماني.

چرا پذيرش سازماني مهم است؟

يک فرآيند پذيرش بي دردسر و سازماندهي شده مي تواند از جذب نيروي نامناسب جلوگيري کند، بهترين ذهنيت را در کارکنان جديد ايجاد کند و کارکنان را در معرض فرهنگ سازمان و ابعاد پنهانش قرار دهد. هزينه هاي نيروي کار نامناسب، تکان دهنده اند. نظرسنجي وب سايت Career Builder حاکي از آن است که دوسوم کارکنان با مشکلات ناشي از جذب نيروي نامناسب مواجهند. از ميان ۲۷۰۰ شرکت کننده در اين نظرسنجي، ۴۱ درصد گفته اند که هر نيروي نامناسب به طور ميانگين حدود ۲۵ هزار دلار هزينه ايجاد مي کند. پذيرش سازماني به لحاظ تکنولوژيک داراي چالش هاي فراواني است، اما اگر اين چالش ها رفع شوند، نيروهاي جديد تجربه خوشايند و بي دردسري را پشت سر خواهند گذاشت.

اهميت برخورد اول با کارکنان

وقتي براي نخستين بار با کسي ديدار مي کنيد، تصويري از شما در ذهن او شکل مي گيرد که روانشناسان آن را «برداشت اول» يا «تاثير اوليه» مي نامند. وقتي کارمندي براي نخستين بار وارد يک سازمان مي شود، از همان ابتدا ذهنيتي در او ايجاد مي شود که اين ذهنيت در شکل گيري تجربه او نقش مهمي دارد. يک کارمند تيزبين نارسايي ها را به سرعت شناسايي مي کند. يک برنامه سلف سرويس قدرتمند به شما کمک مي کند با ايجاد يک ذهنيت مثبت در نيروهاي جديد و به کارگيري نظرهاي آنها، نرخ حفظ کارکنان را افزايش دهيد. در حقيقت، آمارها نشان مي دهد که برنامه هاي پذيرش سازماني مي توانند نرخ حفظ کارکنان را تا ۲۵ درصد و بهره وري را تا ۱۱ درصد افزايش دهند. پذيرش سازماني تنها به معناي ورود کارمند به يک سيستم نيست. طي فرآيند پذيرش، نيروهاي جديد با روال انجام کارها، تکنولوژي هاي مورد استفاده، مديران، اعضاي تيم و فرهنگ سازمان آشنا مي شوند.

زمينه سازي ورود يک کارمند

بين زماني که يک کارجو پيشنهاد شغلي را مي پذيرد تا روزي که رسما کار خود را شروع کند، معمولا يک فاصله زماني وجود دارد. در اين مدت ارتباط خود را با کارجو قطع نکنيد و اين فرصت را غنيمت بشماريد. کارشناسان عرصه کسب و کار توصيه مي کنند که در اين مدت، فرآيند Preboarding را اجرا کنيد. واژه Preboarding که به تازگي وارد عرصه کسب وکار شده، به معناي ايجاد زمينه و بستر لازم براي ورود کارمند جديد به سازمان است. برخلاف Onboarding که به اقداماتي اشاره دارد که در روز، هفته و ماه هاي اول ورود يک کارمند صورت مي گيرند، Preboarding يا زمينه سازي يعني تمام اقداماتي که پيش از روز اول کاري صورت مي گيرند تا زمينه هاي لازم براي ورود نيروي جديد فراهم شود، مثل:

خوشامدگويي و جلسات توجيهي

ارائه دستور العمل براي دريافت کارت شناسايي

فرآيندهاي کامپيوتري براي وارد کردن اطلاعات حقوق و دستمزد و انجام فرآيندهاي سنجش صلاحيت کانديداهاي منتخب (حصول اطمينان از صلاحيت کانديدا از طريق بررسي سوابق شغلي، تاريخ شروع و پايان همکاري با شرکت ها، جست وجوي علت استعفا و...)

بررسي سوء پيشينه کيفري يا جرائم مالي از طرق قانوني

اطلاعات مربوط به فرهنگ سازماني، سياست هاي تعارض منافع، مقررات مربوط به فعاليت هاي اضافه بر سازمان، فعاليت هاي فوق برنامه و توافق عدم رقابت

اطلاعات مربوط به پوشش بيمه، حقوق و مزايا

آموزش دستورالعمل هاي مربوط به قوانين

آموزش متقاطع (cross-training) يا آموزش مهارت هاي يک جايگاه شغلي ديگر به منظور افزايش اثربخشي و سياست هاي پيشرفت شغلي.

گردش کار قانون محور

گردش کار قانون محور يعني تک تک مراحل يک فرآيند براساس قوانين و مقررات مشخصي اجرا شوند. به اين ترتيب مي توانيد اطمينان حاصل کنيد که فرآيند پذيرش سازماني نيز سلسله مراتب از پيش تعيين شده اي را دنبال خواهد کرد. بهتر است مراحل انجام کارها را متناسب با نيازهاي سازمان طراحي کنيد. شما مي توانيد از طريق فرآيندهاي سلف سرويس، بسياري از فعاليت ها را خودکارسازي کنيد و يکي از کارکنان منابع انساني را مسوول نظارت و راهنمايي نيروهاي جديد کنيد.

حذف کاغذبازي ها و فرآيندهاي غيرضروري

به لطف اتوماسيون، ديگر نيازي نيست که اطلاعات مهم را بارها و بارها وارد سيستم کنيد. اگر نرم افزار پذيرش سازماني کامل و جامع باشد، تمام اطلاعات به طور اتوماتيک وارد مرحله بعد خواهند شد. اگر کسي بخواهد فرآيندي را نيمه کاره رها کند و از سيستم خارج شود، يک پيغام هشدار دريافت مي کند. وقتي تمام فرآيندها مورد تاييد قرار گرفتند، فرد به طور اتوماتيک از حالت «در حال بررسي» به حالت «مشغول به کار» تغيير وضعيت مي دهد و در زيرمجموعه کارکنان قرار مي گيرد.

 

منبع: دنياي اقتصاد

درخواست بازدیدکننده

نام(*)

شماره تماس(*)

ایمیل(*)

نام شرکت

درخواست شما(*)