امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتي اجتناب ناپذير براي موفقيت در عرصه كار و زندگي است. مديريت زمان شامل مجموعه‌اي از مهارتها براي كنترل كردن و استفاده بهتر از زمان است.
آيا شما هم به اين فکر مي‌کنيد که کاش زمان بيشتري براي انجام کارهاي‌تان داشتيد؟
در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند‌هاي اداري، با تکیه بر فناوری روز و مدرن و استفاده از اتوماسیون‌های اداری كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد.
مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده ‌است و آن را نمي‌تواند حل كند.
مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم برای موفقیت در زندگی با آن روبرو شویم.در این مقاله چند مورد مهم و کارا در برنامه ریزی را بررسی می نمائیم.


- مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها یکی از دلایل کمبود زمان است.


ماتریس مدیریت زمان کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت بندی فعالیت ها دارد .
در تعیین اولویت ها مهم است که تفاوت میان کارهای اضطراری و مهم را بدانیم. باید خاطر نشان کنیم کارهای اضطراری به ندرت مهم، و کارهای مهم به ندرت اضطراری هستند.
کار اضطراری باید فورا انجام شود. این کارها اغلب تحت تاثیر نیروهای بیرون از شما، و از جمله آنها رئیس و مشتریانتان، تعیین می شوند. ممکن است تلفن شما زنگ بزند یا یکی از همکارانتان برای موضوعی حتی کاری ، کار شما را قطع کند. اینها جملگی اضطراری هستند، اما معمولا ارزش بلند مدت ندارند.
نتایج یا پیامدها مهمترین عنصر در تعیین اولویت ها است. کار مهم آن کاری است که انجام دادن یا ندادنش پیام های جدی بر جای می گذارد. کار غیر مهم معمولا پیامد مهمی به دنبال ندارد. گاه اصولا مهم نیست که این کار صورت می گیرد یا نمی گیرد. کارهای مهم، از سوی دیگر، کارهایی هستند که اگر انجام نشوند، پیامدهای جدی از خود باقی می گذراند. اما اینها به ندرت اضطراری هستند.


- کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.


نکته مهم در تفویض اختیار این است که مدیران را قادر می سازد تا وظایف اصلی خودشان را که عبارتند از پرداختن به آینده سازمان و پرورش مدیران آینده انجام دهند و خودشان را گرفتار امور روزمره نکنند. تفویض اختیار به مدیران کمک می کند تا تمام زمان و انرژی خود را صرف اموری کند که اهمیت بالاتری دارند. در خصوص اندیشه تفویض اختیار « پیتر دراکر » معتقد است که یک مدیر کار آمد باید امور را به گونه ای سازمان دهد که خودش فقط به موضوعات عمده بپردازد و بتواند نتایج درخشانی بوجود آورد و یک مدیر خوب باید نخست کارهایی را انجام دهد که در درجه اول اهمیت قرار دارد و بهتر است کارهای با اهمیت کمتر و اولویت پائین تر را به دیگران واگذار کند. تفویض اختیار با توسعه سازمان اهمیت بیشتری پیدا می کند تا حدی که ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار میسر نسبت.
اختیار از جمله مفاهیمی است که در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفی پیدا می کند. در علوم اداری اختیار معادل Authority آمده است که به معنی حق تصمیم گیری است و بستر این مهم در هر سازمانی ساختار سازمانی است.
چستر بارنارد نویسنده معروف آمریکای می گوید: اختیار به پذیرش یا ارضاي افراد بستگی دارد. زمانی كه مدیر می خواهد دستوری بدهد باید شرایطی بر آن حاکم باشد که مورد پذیرش زيردستان قرار گیرد. بارناد با ارائه نگرش تازه ای اختیار را ناشی از پذیرش زیردستان می داند. او استدلال می کند قوانین و مقررات مشروع اطاعت می شوند ولی نه همه، و نه در همه شرایط..
مفهوم اختیار را باید از یک سو از قدرت (power) و از سوی دیگر از ترغیب (persuasion) و نفوذ شخصی (personal influence) متمایز کرد. قدرت یعنی توانایی وادار کردن دیگران به انجام کار.


- کمبود زمان ناشی از ضعف ما در نه گفتن است.


در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي‌شود.
به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند.
به دلیل اكراه طبيعي در نه گفتن ، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم.
برای خلاصی از چالش هایی که با اولویت های ما در تناقض است یک ذهن خلاق نیاز است. اما عذر و بهانه نیاز نيست. اشكالي ندارد گاهی با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاهایی مغایر با برنامه های شما را دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را ندارید. به شگفت خواهید آمد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي‌شود.


- برنامه ریزی


برنامه‌ریزی، فرایندی‌ست برای رسیدن به اهداف است.
برنامه‌ريزي از طريق هدف‌گذاري و ترسيم مسير دست‌يابي به اهداف شخصی انجام مي‌شود. برنامه ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند و به پیش بینی آینده و ساختن آینده قابل تصور کمک می‌کند
برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش :
 شناخت هدف ، شناسایی راه رسیدن به هدف و آماده نمودن مقدمات دستیابی به هدف بررسی و تعیین گردد.
 تصمیم گیری در مورد کارهایی که باید انجام گردد.
 تجسم و تصویرسازی وضعیت مطلوب در آینده ، تحقق اهداف را تسریع می بخشد.
نكته مهمی را که در برنامه ریزی بايد به خاطر بسپاريد ، این است که ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد و به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد. براي اينكه به حد‌اكثر عملكرد خود دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط سه ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد مغز را كاهش مي‌دهد.
هر برنامه در شرایط ایده آل تهیه می شود و ممکن است با روبرو شدن با چالشهایی دستخوش تغییر گردد. مانند : حوادث غیرمنتظره‌ای که می‌تواند تمام پیش‌بینی‌ها را نقش بر آب کند و یا تغییر طرز فکر
اما برای رسیدن به اهداف ، داشتن برنامه مکتوب و واقع‌بینانه بسیار تعیین کننده و ضروری است.

و در نهایت فرایند مهم تر از نتیجه است.
تمرکزتان را بر روی راه تان برای دست یابی به اهدافتان باشد, نتایج خودشان آشکار میشوند.

 

درخواست بازدیدکننده

نام(*)

شماره تماس(*)

ایمیل(*)

نام شرکت

درخواست شما(*)